Karta paliwowa – co to jest?

W ramach dzisiejszego artykułu przybliżymy, co kryje się pod hasłem karty paliwowej, do czego ona służy i czy w ogóle warto z niej korzystać.

Czym jest karta paliwowa?

Karta paliwowa co to jest? Karta paliwowa to nic innego, jak dokument zakładany na firmę, który wydają największe sieci paliw w Polsce i w Europie. Obecnie tego typu usługa jest dostępna w większości takich miejsc. Dziś tak naprawdę o wiele łatwiej jest wskazać, gdzie nie jest realizowana, niż podać lokalizację jej dostępności. 

Karta paliwowa (flotowa) praktycznie wyeliminowała gotówkę i karty bankowe przy zakupie paliw. Z wyglądu jest zbliżona do tradycyjnej karty rabatowej, jaką otrzymują klienci indywidualni. 

Gdzie i za co można płacić kartą paliwową?

Jak sama nazwa wskazuje, kartą paliwową można zapłacić za paliwo. Oprócz tego obejmuje ona opłaty za przejazdy autostradami, parkowanie, jak również akcesoria samochodowe kupowane na stacjach. Ponadto umożliwia gromadzenie punktów promocyjnych za tankowanie, które można spożytkować np. na darmową lub tańszą myjnię czy też posiłki i inne produkty, które oferowane są przez sieć. Dywersyfikacja, o jakiej mówimy, nastąpiła w wyniku walki o klienta. Chcąc zatrzymać go przy sobie, dodano wspomniane funkcjonalności. 

Ci, którzy zastanawiają się nad tym, jak działa karta paliwowa, spieszymy z informacjami. Pragniemy podkreślić, że każda sieć posiada własną politykę w kontekście oferty związanej z jej wydaniem, a następnie użytkowaniem. Z uwagi na to występują pewne rozbieżności w kwestii udzielanych rabatów, przyznawanych punktów promocyjnych bądź świadczenia usług dodatkowych. Jedna z największych różnic, jaka występuje, odnosi się do wielkość kwoty, za jaką pracownik bądź szef działalności może tankować w ciągu miesiąca. Najczęściej jest ona zdeterminowana deklarowanym zużyciem paliwa, które weryfikowane jest przez sieć. Sprawdzanie ma na celu zapobieganie sytuacjom, w których przedsiębiorca deklaruje na przykład, że w miesiąc wyjeździ, a następnie zapłaci za paliwo warte 10 tysięcy złotych, dzięki czemu uzyskuje preferencyjne warunki, jednak w rzeczywistości tankuje tylko za połowę tej kwoty. 

Istotne jest to, że karty paliwowe nie działają jedynie na stacji, na której były założone. Można posiłkować się nimi w całej sieci paliw. W momencie, gdy firma zajmuje się spedycją na stałych trasach, należy upewnić się, czy przy drodze, jaką pokonuje kierowca, wybrane stacje posiadają swoje punkty.  

Przed podjęciem ostatecznej decyzji w sprawie wyboru właściwej karty paliwowej warto zgłębić temat i z pełną precyzją przeanalizować rynek. Rzetelne przemyślenie daje dużą szansę na wygodne jej eksploatowanie w trakcie dokonywania transakcji oraz rozliczania załogi. Konieczne jest uwzględnienie następujących aspektów:

• lokalizacji stacji – zdefiniowanie, czy firma ma jedno główne miejsce stacjonowania i tankowania swojej floty, a następnie sprawdzenie, jaka jest najbliższa stacja paliw i czy jej lokalizacja oraz oferta odpowiadają jeżdżącym; nie zaszkodzi zorientować się, czy stacje akceptujące dane karty znajdują się na głównych drogach, którymi poruszają się auta firmowe,
• rodzaju rabatu – stacje paliw w całej Polsce bardzo różnią się cenami i oferują różne zniżki – warto je prześledzić,  
• programu lojalnościowego – zasadne jest zorientowanie się, jakie promocje obowiązują w danej sieci,
• limitów na karcie – karty paliwowe to inna forma pieniądza, które należy zabezpieczyć przed niewłaściwym użyciem poprzez zamówienie ich z numerem rejestracyjnym auta, który użytkują pracownicy,  
• stanu licznika – dobrym pomysłem jest wybór karty wymagającej podawania stanu licznika podczas transakcji, bowiem pozwala to później sporządzać analizy przebiegów i zużycia paliwa, 
• limitów transakcyjnych – do każdej karty można przypisać limity transakcyjne na maksymalną ilość paliwa możliwą do zakupu w ciągu doby przy ekstremalnie dużym przebiegu,
• kategorii zakupowych – przy zamówieniu kart można całkowicie odciąć personel od części asortymentu stacji paliw;
  zwykle podstawowe kategorie zakupowe zezwalają użytkownikowi karty jedynie na zakup paliwa (i to określonego rodzaju) oraz opłacenie przejazdu autostradą.

Karta paliwowa – dla kogo?

Karta paliwowa jest udostępniona wyłącznie dla działalności gospodarczych. Do tej pory karta paliwowa dla osoby fizycznej nie jest przewidziana. To, jakie firmy mogą z niej korzystać, jest uzależnione od sieci paliw. Nie da się ukryć, że te, walcząc o klienta, zniosły większość obostrzeń, co sprawiło, iż z opisywanego udogodnienia może korzystać praktycznie każdy, kto prowadzi biznes. Karta paliwowa dla małej firmy czy też karta paliwowa dla jednoosobowej firmy, to również możliwość stałego kontrolowania wydatków firmy. Jest to zatem dobra opcja dla spółek, mikrofirm oraz firm jednoosobowych. 

Zalety karty paliwowej

Najistotniejszą mocną stroną funkcjonowania omawianego dokumentu jest możliwość uzyskania zbiorczej faktury w miesiącu. Zamiast wielu za każdorazowe tankowanie otrzymuje się jedną na koniec miesięcznego okresu rozliczeniowego. Jest to ogromne ułatwienie zarówno dla tych, którzy tankują firmowe auto i mają tendencję do gubienia otrzymywanych papierów potwierdzających zakup paliwa, jak i dla księgowych. Zasady księgowania są takie same, jak w przypadku tradycyjnych faktur za paliwo. Co ciekawe, nierzadko istnieje szansa na pozyskanie dokumentu sprzedaży w formie elektronicznej (e-faktury). Jeśli karty paliwowe dla firm prowadzone są w umiejętny sposób, jednocześnie zagwarantowany jest czytelny obieg dokumentów. 

Kluczowym powodem wyboru karty paliwowej jest szeroko pojęte bezpieczeństwo transakcji. Nie sposób ją użyć w beztroski sposób, tak, jak choćby kartę bankową czy gotówkę. Gdy samochodem firmowym porusza się zatrudniona załoga, jest to niezwykle istotne. Dokument jest akceptowany w ściśle wyznaczonych punktach, o których wie właściciel firmy. Poza tym każda karta posiada tzw. kategorię produktową, która określa, co konkretnie można z jej pomocą kupić. Nie ma więc mowy o nadużyciach. 

W pewnym sensie kartę paliwową można uznać za dokument przedpłacony. Otóż jej działanie można przyrównać z niektórymi ofertami, jakie składają operatorzy telefonii komórkowej. Użytkownik płaci raz na miesiąc i tankuje tak długo, aż wykorzysta środki na koncie. Po każdorazowym opłaceniu faktury miesięcznej następuje ich automatyczne zerowanie. Jest to ciekawa alternatywa dla tych, którzy chcą uwolnić się od częstych rozliczeń gotówkowych. 

Zasady, jakie obowiązują są wysoce przemyślane, co zachęca jednostki prowadzące biznes do korzystania z karty paliwowej. Oprócz wygody i komfortu zyskują dodatkowe bonusy. 

Karta paliwowa jest lepsza od gotówki i karty bankowej. Dlaczego? Oto nasze argumenty:

• cechuje ją optymalność – jest dostosowana do potrzeb klienta,
• brak sterty paragonów dzięki zbiorczej fakturze, 
• bezpieczeństwo transakcji,
• przejrzystość w zakresie obiegu dokumentów, 
• mniej pracy przy archiwizacji dokumentów, 
• możliwość skorzystania z licznych profitów, a przy tym oszczędność pieniędzy, 
• wygoda i komfort – ułatwione oraz usprawnione zarządzanie pojazdami służbowymi.

Podsumowanie – czy warto korzystać z karty paliwowej?

Jak pokazaliśmy, karta paliwowa przynosi szereg korzyści. Jest to funkcjonalne rozwiązanie w szczególności dla właścicieli samochodów firmowych. Nie mamy co do tego wątpliwości, że jest użyteczna, czego dowodem jest coraz większa jej popularność. Jej użyteczność sprowadza się przede wszystkim do uproszczenia w firmie systemu rozliczeń, a także zautomatyzowania w znacznym stopniu obiegu dokumentów związanych z wydatkami ponoszonymi na flotę. Reasumując, biorąc pod uwagę atuty, jakie wynikają z jej użytkowania, sięgnięcie po nią jest w pełni uzasadnione.