Jak rozliczyć wypożyczenie samochodu w kosztach firmy?

Wielu przedsiębiorców z pewnych względów rezygnuje z korzystania z własnych bądź firmowych samochodów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Nie da się ukryć, że posiadanie auta jest skorelowane z ponoszeniem określonych kosztów, ale też pewnymi obowiązkami. Niejednokrotnie znacznie prostszym rozwiązaniem jest wynajęcie go. W dzisiejszym artykule powiemy o tym, jak rozliczyć wynajmowany pojazd w kosztach firmy. Skoncentrujemy się na tym, jak wygląda umowa wynajmu oraz rozliczenie w KPiR. Ponadto odniesiemy się do tego, jakie pieniądze trzeba uiścić w związku z całym procederem. Zapraszamy do lektury! 

Wynajem samochodu do firmy – definicja i jak wygląda umowa?

Wynajęcie auta można zdefiniować jako jego dzierżawę, która pozwala na używanie go przez taki czas, jaki zostaje ustalony z wypożyczalnią, w zamian za wnoszenie comiesięcznych opłat. 

Na gruncie PIT wartość pojazdu podawana jest w zależności od długości trwania wynajmu. Dla przypomnienia, wyróżnia się najem:

• krótkoterminowy, dla którego okres umowy wynosi poniżej 6 miesięcy,
• długoterminowy, dla którego okres umowy trwa 6 miesięcy bądź dłużej.

Wypożyczenie samochodu w przedsiębiorstwie może być zrealizowane w oparciu o umowę najmu. Zgodnie z Kodeksem cywilnym umowa najmu to oddanie rzeczy do używania najemcy przez wynajmującego na czas oznaczony lub nieoznaczony, za co najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Może on być określony pieniężnie oraz w świadczeniach innego rodzaju. Wszystkie najważniejsze informacje zostaną wskazane w podpisywanym przez obie strony dokumencie. 

Wzór umowy:

Rozliczanie auta w KPiR

Wynajem samochodu w kosztach firmy to jak najbardziej możliwa opcja do zastosowania przez osoby mające zarejestrowaną działalność gospodarczą. Posługiwanie się nim do celów firmowych może być ujęte w kosztach uzyskania przychodów. 

Wynajem samochodu a koszty uzyskania przychodu, czyli czy wynajem samochodu jest kosztem uzyskania przychodu? Spieszymy z odpowiedzią. Tak, jest to dość prosta, ale zarazem nieco ograniczona możliwość. Warto dowiedzieć się, jakie wydatki i w jakiej wysokości mogą stanowić koszt firmowy. Przybliżmy, ustawodawca ustanowił w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, że za wynajem długoterminowy koszty uzyskania przychodu uznaje się jedynie te wydatki, które poniesione zostały w celu uzyskania, zabezpieczenia czy też zachowania źródła przychodu. Zasada ta nie dotyczy jednak kosztów wymienionych w art. 23 ww. ustawy, które niezależnie od tego, czy spełniają definicję kosztu, nie mogą zostać do nich zaliczone. Istotne jest również to, że dany wydatek stanowi koszt firmowy, jeżeli jest prawidłowo udokumentowany na przykład w formie faktury czy rachunku wystawionego na dane firmowe.

Z początkiem 2019 r. zaczęły obowiązywać nowe przepisy podatkowe, które mają związek z samochodami osobowymi użytkowanymi przez przedsiębiorców. Regulacje te wprowadziły poważne zmiany w zakresie wynajmu długoterminowego. Od tamtego czasu nie obowiązuje prowadzenie kilometrówki do celów PIT, natomiast fundusz poniesiony na eksploatację wypożyczonego auta rozliczany jest na dwa sposoby. W pierwszym przypadku, gdy wynajmujący użytkuje pojazd wyłącznie w obrębie swojej działalności, może odliczyć 100% podatku VAT oraz 100% kosztów od opłat eksploatacyjnych, pod warunkiem, że zostają spełnione następujące kwestie:

• prowadzona jest kilometrówka dla celów VAT,
• pojazd jest zgłoszony poprzez formularz VAT-26 do Urzędu Skarbowego,
• zostaje opracowany regulamin użytkowania go w firmie. 

W innej sytuacji, gdy podatnik nie wykorzystuje wynajmowanego auta wyłącznie do działalności, a służy mu on również na płaszczyźnie prywatnej, wówczas może odliczyć jedynie 50% podatku VAT od wydatków z nim związanych, a w KPiR wydatki eksploatacyjne zostają zarejestrowane w 75% ich wartości. Czynni podatnicy VAT jeżdżący wynajętym pojazdem osobowym zarówno prywatnie, jak i zawodowo, mogą w KPiR odnotować 75% sumy wartości netto i nieodliczonego podatku VAT, czyli 50% VAT. Wynajem długoterminowy odliczenie od podatku: rozliczenie VAT najmu jest więc możliwe w wysokości 50 i 500%. 

Zgodnie z ustawą o PIT od 2019 r. istnieje możliwość zakwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów opłaty z tytułu najmu samochodu osobowego do limitu kwotowego w wysokości 150 000 złotych. Jego wartość w stosunku do podanego limitu jest ustalana na podstawie sporządzonej umowy najmu. Ma to miejsce w odwołaniu do najmu długoterminowego. Z tego też powodu kluczowe jest zawarcie w niej adnotacji odnośnie jego wartości. Najem krótkoterminowy trwający poniżej 6 miesięcy jest rozliczany zgoła inaczej. Otóż przyjmowana jest wartość pojazdu, która zostaje wyznaczona dla celów ubezpieczenia. 

W momencie, gdy wartość wynajmowanego pojazdu przekracza kwotę 150 000 zł, fakturę za najem uwzględnia się w kosztach w wartości proporcjonalnej, w jakiej pozostaje wartość auta do wskazanej kwoty limitu. Dla przykładu, jeśli auto kosztuje 200 000 złotych, odliczenia można dokonać od 150 000 złotych, a do 50 000 złotych już nie. Zatem, gdy rata kształtuje się na poziomie 2 000 złotych miesięcznie, odliczenia można dokonać od 1 500 złotych. Takie kwoty kwalifikowane są co miesiąc przez cały okres trwania umowy. Podstawą do ustalenia proporcji obliczeń jest niezmiennie kwota zakupu samochodu, a dokładnie granica 150 000 złotych, czyli suma, która jest wyszczególniona w zawieranej umowie. 

Wynajem samochodu koszty uzyskania przychodu to elementy łączące także aspekt jego ubezpieczenia. Wartość opłaconej polisy ubezpieczeniowej OC, AC i NNW może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu. Jednakże, aby można było tego dokonać, w umowie najmu musi być wyraźnie zaznaczone, że to podatnik pokrywa koszty polisy. Jeśli warunek jest spełniony, kwota brutto księgowana jest w kolumnie 13 KPiR (pozostałe wydatki). Limit w tym zakresie został zwiększony z kwoty 20 000 euro do 150 000 złotych. W przypadku, gdy wartość auta przyjęta dla celów ubezpieczenia przekracza 150 000 złotych, kosztem uzyskania przychodu jest koszt ubezpieczenia w proporcji, w jakiej jego wartość przyjęta dla celów ubezpieczenia pozostaje do kwoty 150 000 złotych.

Koszty wynajmu auta i jego eksploatacji

Niewątpliwym faktem jest, że wynajęcie samochodu nie jest wolne od wydatków. Wręcz przeciwnie, nakład pieniężny ponoszony w związku z jego wypożyczonym nie jest mały. Podstawowym kosztem jest sama usługa najmu, a dokładniej mówiąc czynsz z tym związany. 

Kwoty w tym obszarze są dość mocno zróżnicowane. Ma na to wpływ kilka zasadniczych czynników, takich jak choćby model/klasa, wyposażenie, nadprogramowe usługi, rodzaj wynajmu/okres obowiązywania umowy itd. Pozostałe bieżące opłaty, jakie trzeba uiścić, dotyczą eksploatacji pojazdu. Wśród nich można wyszczególnić między innymi zakup paliwa, opłaty za parking czy też autostradę, a także nakłady dotyczące ewentualnych napraw. To wszystko jest niestety kosztowne, lecz w ogólnym rozrachunku zobowiązania finansowe nie są aż tak bardzo obciążające, jak w przypadku utrzymywania na stałe auta. 

Podsumowanie

Reasumując, przedsiębiorca decydując się na wynajem długoterminowy koszty firmy może rozliczyć w kosztach czynsz za jego najem do limitu 150 000 złotych, bez względu na sposób jego użytkowania. Z kolei odliczenie VAT następuje w wysokości 50% lub 100% podatku VAT w zależności od formy jego wykorzystywania.